Lo primero que es importante destacar es que el sistema de gestión documental, es una política de toda empresa y no un área, dependencia o directivo.

¿Cuáles son las sintomatologías que presenta una empresa que no cuentan con un Sistema de Gestión Documental?

Espacio Físico: Los documentos invaden la empresa, lugares preferidos, debajo de escaleras, pasillos, en los sótanos, debajo de los escritorios, y cualquier sitio donde se pueda colocar una caja, un AZ, un tomo o una carpeta, etc…, es decir en vez de tener un puesto de trabajo que le ayude a desarrollar su objeto social, este está ocupado con un archivo inactivo y nada lucrativo.

Tiempo: Dado que no existe un orden físico, no hay bases de datos o inventarios documentales; buscar un documento o una información puede tomar horas, días, semanas y hasta meses, si lo miramos desde el punto de vista de costos o más bien los sobrecostos en que incurre la empresa al gastar miles y hasta millones de pesos, además de perder clientes y acarrear sanciones por parte de las entidades del Estado.

Productividad: Por no tener los documentos o la información a tiempo, esto conlleva a no tomar decisiones, no corregir procesos o hacerlo tarde, se dificulta medir la verdadera capacidad productiva de los empleados o colaboradores, todo esto hace una empresa lenta y poco o nada versátil a los cambios que requiere enfrentar un mercado cada vez más competitivo.

Legales: Hoy por hoy en Colombia, casi todas la Superintendencias le están solicitando y exigiendo a sus regulados, tener un Sistema de Gestión Documental.

Si la empresa tiene algunos de estos síntomas, es hora de tomar medidas a la brevedad posible, tal como contratar una entidad que tenga el conocimiento, la experiencia y la capacidad de efectuarle un Diagnóstico de Gestión Documental y basado en este, le desarrolle el sistema de gestión documental más adecuado y ajustado a las políticas y al presupuesto de la empresa.

Un buen sistema de gestión documental trae muchos beneficios tales como:

1. La empresa mejora su eficiencia y eficacia, lo que la lleva a tener una mejor productividad y ser más competitiva.

2. Reducir costos al bajar el consumo de papel físico entre un 40 al 50% y evita procesos de reproducción (fotocopiado y digitalización) innecesarios para la empresa.

3. Reducir tiempos y mejorar procesos, al tener fácil acceso a la información y los documentos, además de evitar reprocesos y hasta utilizar personal adicional.

4. Liberar el espacio físico, el cual se utilizará para desarrollar el objeto social de la empresa.

5. Homologa todos los procesos documentales, tanto al interior de la empresa como los relacionados con proveedores y clientes.

6. Facilita la implementación de procesos y normas de calidad entre otras.